Office 365 nos ofrece muchas herramientas que permiten a las empresas de cualquier tamaño impulsar la productividad de sus empleados. No obstante, hay tantas que a menudo los usuarios no saben cuál usar o simplemente no usan la más adecuada para la tarea que necesitan llevar a cabo.
Así que, si estás empezando con Office 365 o quieres saber si usas la herramienta de colaboración más adecuada para las tareas que sueles llevar a cabo.. continúa leyendo, este post es para ti !
Exchange y Outlook
Exchange y Outlook son las aplicaciones de correo electrónico de Office 365. El correo electrónico es una herramienta básica para cualquier organización, está construido bajo estándares y es un componente fundamental de la colaboración empresarial desde hace décadas.
¿Cuándo utilizarlo?
Cuando la necesidad de respuesta no es inmediata o en el caso de no obtener una respuesta en un tiempo prudencial; en ese caso tienes la posibilidad de utilizar otro medio de comunicación más inmediato como, por ejemplo, Skype empresarial.
Existen diferentes maneras de dar prioridad a los correos que resultan muy eficaces como, por ejemplo, marcando estados de prioridad, confirmaciones de lectura o a través de una de las últimas novedades de Outlook 2016, destacando conversaciones con @menciones. En cualquier caso, se debe tener siempre en cuenta que el correo electrónico no tiene sentido urgente y que es una excelente herramienta para colaborar a un ritmo constante.
Skype empresarial
Skype empresarial es un concepto de colaboración totalmente diferente al correo electrónico ya que está diseñado para fomentar las comunicaciones en tiempo real ofreciendo además una solución de videoconferencia completa. Skype empresarial incluye mensajería, voz, vídeo y conferencias en línea en una misma herramienta que une comunicación y colaboración a través de una experiencia sencilla para el usuario.
¿Cuándo utilizarlo?
Skype empresarial es perfecto para situaciones en las que la necesidad de respuesta inmediata es importante, por ejemplo, puedes enviar un mensaje instantáneo para resolver una pregunta rápida o realizar una llamada de audio. Asimismo, la herramienta te permite realizar presentaciones en línea con audio, vídeo, uso compartido de escritorio y pizarra virtual.
Y por si esto fuera poco, Skype empresarial te ofrece una solución integral de voz y videoconferencias con la que puedes realizar eventos online de hasta 10 mil asistentes (Skype Meeting Broadcast), gestionar llamadas telefónicas con planes de precios muy competitivos con Microsoft como proveedor (Pstn Calling) y un servicio de centralita en línea con el que podrás gestionar las llamadas en tu empresa directamente desde Skype (Cloud PBX).
Yammer
Yammer es la red social privada para las empresas en la que se genera un espacio para una comunicación fluida y bidireccional. Reúne todas las características de una red social (conversación, inmediatez, feeds, microbloggins,etc…) trasladado a la empresa y diseñado para que los empleados puedan comunicarse entre sí, agilizando el proceso de comunicación interna respecto a los sistemas tradicionales como reuniones, correo electrónico, etc…
¿Cuándo utilizarlo?
Habitualmente se utiliza para compartir conocimiento con compañeros o colegas de profesión, publicar noticias, abrir debates o formular preguntas, pero sin esperar una interacción inmediata de las conversaciones ya que en la mayoría de los casos las respuestas y participaciones se demoran horas y días.
SharePoint Online
Las herramientas de las que hemos hablado hasta ahora están basadas en la conversación, pero la verdadera colaboración puede ir mucho más allá. SharePoint Online es el concentrador de contenido de tu equipo. Es donde todas las personas con las que trabajas, tanto de tu organización como externas a ella, se reúnen en tiempo real para trabajar, crear y compartir contenido con las aplicaciones de Office y OneDrive para la Empresa.
Con SharePoint, puedes almacenar, sincronizar y compartir documentos fácilmente con usuarios independiente de donde estén ubicados o qué dispositivo utilizan para acceder a la documentación.
Planner
El trabajo en equipo mal organizado puede resultar caótico y para resolver este problema Office 365 te ofrece Planner, la herramienta de organización de trabajo en equipo y colaboración online. Con Planner los equipos puedan crear nuevos proyectos, organizar, asignar y colaborar con las tareas, chatear sobre el proyecto, fijar fechas de vencimiento, actualizar estados y compartir archivos.
Cada plan tiene su propio panel, donde puedes organizar tareas en cubos y clasificar las tareas según el estado o el usuario al que se asignaron.
OneNote
Compartir notas después de una reunión era una tarea que requería de tiempo para transcribir las notas tomadas y enviarlas por correo electrónico a todo tu equipo. Ahora todo este proceso se simplifica con OneNote, el bloc de notas digital de Office 365 que te ofrece un lugar único donde recopilar todas tus anotaciones y compartirlas fácilmente en pocos clics.
OneNote está diseñado para recoger, organizar y compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos, una herramienta general para tomar notas en cualquier situación que guarda y sincroniza automáticamente las notas para que puedas concentrarte en tus pensamientos e ideas.
Colaboración en equipo
Estas herramientas de las que os hemos hablado son las herramientas de colaboración que incluye Office 365, ahora ya sabemos cuándo utilizar cada una de ellas por separado. No obstante, es probable que para determinados proyectos tu trabajo sea mucho más eficaz utilizando una combinación de ellas.
Office 365 incluye herramientas que se adaptan a la manera de trabajar de los equipos ofreciéndoles una solución integrada que les permite colaborar con más eficacia mediante chat, reuniones en línea, la co-autoría, compartición segura de archivos y correo electrónico de grupo. A continuación os hablamos de ellas:
Teams
Microsoft Teams es un nuevo espacio de trabajo basado en chat y diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas. Teams reúne en un espacio común, las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo (Chats, Videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner, entre otras características).
Teams está diseñada para una necesidad de interacción instantánea; inicias una conversación con tu equipo de Teams normalmente esperando una respuesta inmediata para avanzar eficazmente en el proyecto. Una de sus capacidades diferenciadoras es que la herramienta nos ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de las conversaciones a través del historial del chat.
Grupos de Office 365
Las diferencias entre Teams y Grupos de Office 365 son menos evidentes puesto que las dos herramientas comparten una gran parte de la infraestructura. De hecho, puedes crear un equipo de Teams a partir de un grupo de Office 365 existente.
Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden realizar co-autoría de los archivos, almacenar archivos en la biblioteca de documentos del grupo, tomar notas con OneNote, organizar y asignar tareas a través de Planner, programar reuniones o enviar correos dentro del grupo.
Una de las diferencias es que Teams centra toda su plataforma en la agilidad del chat mientras que al utilizar Grupos será Outlook su interface habitual para las conversaciones y recursos compartidos.
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